Rzecz wydaje się prosta. A jednak… w ilu bezproduktywnych spotkaniach brałeś udział? Ile razy irytowało Cię to, że czas umknął bezpowrotnie, a Ty wyszedłeś z niczym. No, może z frustracją wynikającą z tego, że nie zostałeś wysłuchany. Czy zawsze musi tak być? Oczywiście, że nie.
Jak prowadzić efektywne spotkania online, zebrania hybrydowe czy wszelkakie inne i o co zadbać, gdy to właśnie Ty je prowadzisz, dowiesz się z poniższego materiału.
Najważniejszy jest:
1. Cel. Ustal go i poinformuj o nim zebranych przed spotkaniem. Po co się spotykacie i z czym chcecie wyjść. Jeśli to konieczne, poinformuj uczestników, w jakim zakresie powinni być przygotowani.
Nie ma niczego bardziej malowniczego niż mina człowieka, który właśnie się dowiaduje, że ma o czymś powiedzieć, a nie jest na to gotowy.
2. Zadbaj o agendę, najlepiej w punktach. Niech uczestnicy dowiedzą się, za co odpowiadają, jeśli oczekujesz ich wsparcia. Daj im znać wcześniej.
3. Z wyznaczeniem agendy wiąże się ścisły czas przeznaczony na wypowiedzi. Dyscyplinuje to uczestników spotkania i pomaga lepiej zarządzać czasem. Wyciąganie esencji, spraw najważniejszych to kluczowa umiejętność, która służy przekonywaniu lub skutecznym informowaniu.
4. Punktualność. Zacznij punktualnie, nawet jeśli ktoś się spóźnia. To jest jego problem, nie Twój. Następnym razem się nie spóźni. To oznaka szacunku wobec tych, którzy przyszli punktualnie. Ponadto, diabeł tkwi w szczegółach. Jeśli pilnujemy detali, jak punktualność, będziemy pilnować także innych spraw dotyczących jakości.
5. Jeśli to Ty przedstawiasz powód spotkania i zasadnicze kwestie do omówienia, bądź jasny, klarowny i…. przejrzysty. Zadbaj o właściwe wprowadzenie.
6. Jeśli Twoje wystąpienie trwa kilka minut, przygotuj je: powiedz, o czym powiesz, powiedz to, przedstawiając jasno najważniejsze zagadnienia, i powtórz to, co powiedziałeś, zgrabnie przechodząc do dalszej części spotkania.
7. Powiedz, w jaki sposób zabierany jest głos. Najgorsze, co może się przytrafić, to chaos. Najgłośniejsi będą Ci, którym wchodzenie innym w słowo przychodzi tak łatwo jak oddychanie. Spokojniejsi zamilkną i utracisz sznasę na usłyszenie głosów np. bardziej wyważonych.
Ludzie mają różne style społeczne i całkiem naturalne jest, że gdy nie ma zasad, pojawia się rywalizacja, którą lubią typy rywalizacyjne. Inne dadzą sobie spokój.
Ustal zatem, że zabieramy głos po kolei i każdy ma czas na to, by się wypowiedzieć i odnieść do wypowiedzi kolegi/koleżanki.
8. Nie pozwól, by ktokolwiek zdominował dyskusję, o ile przeznaczyłeś na nią czas. Moderuj ją, zadbawszy o kontrakt dotyczący jej prowadzenia. Mówimy po kolei, nie przerywając sobie, w określonym czasie.
9. Jako moderator, pilnuj tematu. Nie pozwalaj na za długie dygresie. Zwalczaj toksyny komunikacyjne, czyi wszelkiego rodzaju obwinianie, niekonstruktywną krytykę, że o pogardzie nie wspomnę.
10. Jeśli prowadzisz spotkanie i jesteś szefem, zabierz głos na końcu.
11. Pamiętaj o podsumowaniu i o tym, by każdy wiedział, co ma zrobić, na kiedy, i jak. Służą temu minutki i możesz każdorazowo prosić o to innego członka zespołu, aby każdy rozumiał, jak jest to ważna część zebrań.
12. Dopytaj, czy wszystko jest jasne.
13. W realiach online ważna jest dynamika, a jeszcze ważniejsza aktywizacja uczestników. Zadbaj o nią, m.in. dopytując tych, którzy zabierają głos rzadziej.
14. Pamiętajmy, że w onlajnie ważne jest to, by było nas słychać, ale i widać. Część osób kompletnie ma to w… poważaniu, robiąc sobie za tło okno czy coś, co równie silnie kontrastuje z ciemnym zarysem głowy. Ustaw się do światła tak, byś był oświetlony równomiernie. Niech inni mogą czytać z Twojej mimiki, czy to, co się dzieje, jest dla Ciebie ważne. Prowadzący tylko wtedy będzie mógł się zorientować, na czym stoi, o ile nie zabierasz głosu.
Tak przygotowany masz szansę sprawić, że spotkania będą efektywne i że każdy będzie się czuł równie zaangażowany, niezależnie od tego, jak dużo ma do powiedzenia. Unikniesz bałaganu i zdominowania rozmowy przez najgłośniejszych i najbardziej krzykliwych. Głośność i krzykliwość nie jest jednoznaczna z posiadaniem racji.
Nie każdy musi się zgadzać ze wszystkim ustaleniami, ale jeśli zostanie z szacunkiem wysłuchany, dasz sobie i wszystkim szansę na to, by ten człowiek poczuł zaangażowanie. Jeśli odpowiadasz za zespół i jego efektywność, powinno leżeć Ci to na sercu.
Powodzenia i do zobaczenia!
Cchcesz więcej ciekawych treści? Zapisz się na newsletter: www.przemyslawkutnyj.pl/newsletter