Jak mówić prostym językiem – krótko i na temat? Klucz do skutecznej komunikacji w biznesie

W świecie biznesu każda minuta ma znaczenie. Z tego względu umiejętność skutecznej i zwięzłej komunikacji staje się nie tylko atutem, ale wręcz koniecznością. Czy Twoje wiadomości docierają do odbiorców jasno i bez zbędnych treści? Czy Twoje wystąpienia są zrozumiałe i angażujące? W poniższym artykule przybliżę Ci kluczowe zasady, które pomogą Ci opanować sztukę mówienia prosto, krótko i na temat.

Zasady prostego języka, umiejętność skracania wypowiedzi oraz cztery proste pytania to filary, na których możesz zbudować swój sukces komunikacyjny. Dowiedz się, jak przekłada się to na konkretne korzyści dla Twojej firmy i jej przedstawicieli.

Spis treści

Klucz do efektywnej komunikacji – dlaczego prosty język jest niezbędny?

Prosty język to nie tylko kwestia elegancji wypowiedzi, ale przede wszystkim narzędzie zwiększające efektywność. Pozwala na szybsze zrozumienie przekazu, minimalizuje ryzyko nieporozumień i buduje zaufanie wśród klientów, współpracowników oraz partnerów biznesowych. Niezależnie od tego, czy prowadzisz spotkanie z zarządem, prezentujesz ofertę klientowi, czy szkolisz swój zespół, klarowność i zwięzłość są na wagę złota.

Wyróżnić możemy trzy kluczowe zasady, które stanowią fundament prostego języka. Ich wdrożenie jest zaskakująco proste i może znacząco poprawić jakość Twojej komunikacji.

Trzy złote zasady prostego języka w komunikacji

Aby mówić prosto i klarownie, skup się na tych trzech regułach:

1. Jedno zdanie, jedna myśl

To „królowa zasad” prostego języka. Unikaj skomplikowanych, wielokrotnie złożonych zdań, które mieszają kilka idei w jedną całość. Koncentracja na jednej myśli w jednym zdaniu znacznie ułatwia odbiorcy przyswojenie informacji.

Przykład – Zamiast – „Proponuję, żebyśmy poszli na kawę, ponieważ nas pobudzi przed spotkaniem z klientem, który lubi mówić długo i wyczerpująco, zanim więc przejdziemy do rzeczy, będziemy musieli być maksymalnie skoncentrowani”. Powiedz – „Chodźmy na kawę. Pobudzi nas przed spotkaniem z klientem, który lubi szeroko wprowadzać w temat, a to wymaga skupienia”.

Praktyka tej zasady, choć na początku łatwiejsza w piśmie, staje się naturalna również w mowie po pewnym czasie dyscyplinowania się.

2. Najważniejsza myśl na początku

Zacznij od sedna. Niezależnie od tematu, umieść najważniejszą informację na samym początku swojej wypowiedzi. To gwarantuje, że kluczowy komunikat nie umknie uwadze odbiorcy, nawet jeśli straci on koncentrację w dalszej części rozmowy. W powyższym przykładzie, najważniejsza myśl to propozycja pójścia na kawę.

3. Wezwanie do działania na końcu

Jeśli zależy Ci na konkretnej reakcji lub działaniu ze strony odbiorcy, umieść wezwanie do działania (Call to Action – CTA) na samym końcu swojej wypowiedzi. To moment, w którym po przedstawieniu propozycji, pytasz o decyzję, np. „To co, idziemy?” lub „Co o tym sądzisz?”.

Przykład połączenia zasad – „Chodźmy na kawę, pobudzi nas przed spotkaniem z klientem, który lubi dużo mówić. To wymaga skupienia. Co Ty na to?”.

Skuteczna komunikacja, czyli mów krótko i zwięźle – sekrety esencjonalnego przekazu

Oprócz zasad prostego języka, kluczowa jest również umiejętność mówienia krótko i zwięźle, czyli esencjonalnie – przechodząc możliwie szybko do rzeczy. Jak to osiągnąć?

1. Trening dyscypliny – skracanie wypowiedzi do esencji

Sekretem jest regularne ćwiczenie dyscypliny w komunikacji. Spróbuj zmusić się do przekazania treści, która normalnie zajęłaby 5 minut, w zaledwie minutę, zachowując wyłącznie główne myśli i samą esencję przekazu. To doskonały trening, który uczy destylowania informacji do ich najistotniejszej formy, co jest nieocenione w wystąpieniach publicznych i codziennej komunikacji biznesowej.

2. Cztery pytania, które rozjaśnią Twój przekaz

Jeśli wciąż masz problem z esencjonalnością, odpowiedz sobie szybko na cztery kluczowe pytania przed każdą wypowiedzią:

Co chcę powiedzieć? – Określ temat i główną myśl.
Do kogo mówię? – Zidentyfikuj swojego adresata, co pomoże dostosować ton i formalizm.
Czego od niego/niej oczekuję? – Jasno określ swoje wymagania lub cel wypowiedzi.
Po co to mówię? – Zdefiniuj cel propozycji lub całej komunikacji.

Zrozumienie tych czterech punktów pozwoli Ci mówić trafnie i w punkt, eliminując wątpliwości u odbiorcy i dając szansę na osiągnięcie porozumienia.

Skuteczna komunikacja w biznesie i nie tylko – podsumowanie

Zastosowanie tych zasad pozwala formułować wypowiedzi bardziej esencjonalnie i treściwie. Dzięki nim, a także regularnemu ćwiczeniu i autorefleksji nad tym, co, do kogo, czego i po co mówimy, jesteśmy w stanie osiągnąć kluczowy cel w komunikacji – wzajemne porozumienie.

Jeśli Twoja firma szuka sposobów na podniesienie jakości komunikacji wewnętrznej, usprawnienie wystąpień publicznych czy wzmocnienie umiejętności mentoringowych swoich menedżerów, zasady te są doskonałym punktem wyjścia.

Dodatkowo zachęcam do zapoznania się z moją ofertą. Jeśli chcesz, aby Twoi pracownicy komunikowali się skuteczniej, krócej i bardziej na temat? Sprawdź najbliższy termin szkolenia z wystąpień publicznych lub skorzystaj z oferty mentoringu biznesowego.

Potrzebujesz dodatkowej pomocy? Napisz do mnie!

O autorze

Przemysław Kutnyj

Certyfikowany trener biznesu, autor książek o retoryce i sztuce konwersacji, wydanych w renomowanych wydawnictwach. Mistrz Polski w wystąpieniach publicznych (TMI). Wieloletni członek nonprofitowej organizacji Toastmasters International. Prywatnie adept karate i sztuki fotografii.

Sprawdź moje usługi