W dzisiejszym dynamicznym świecie, umiejętność skutecznej komunikacji werbalnej jest kluczowym elementem osiągania sukcesów zawodowych. Wiele decyzji opiera się na zdolności przekazywania informacji, negocjacji i budowania relacji. Słowa, jakimi posługujemy się także w biznesie, mają ogromne znaczenie, ponieważ mogą wpłynąć na atmosferę spotkania, reputację przedsiębiorstwa oraz efektywność działań. Poniżej przedstawiam skuteczne techniki komunikacji werbalnej, które mogą przyczynić się do osiągnięcia powodzenia nie tylko w świecie biznesu.
1. Precyzyjne i zrozumiałe słownictwo
Jednym z kluczowych elementów skutecznej komunikacji werbalnej jest używanie precyzyjnego i zrozumiałego słownictwa. Unikajmy zawiłych fraz i skomplikowanego języka, który może wprowadzać zamieszanie. Klarowność w przekazywaniu informacji buduje zaufanie i ułatwia zrozumienie intencji.
Można to ująć w jedną z kluczowych zasad: jeśli masz podejrzenie, że słowo, którego chcesz użyć, będzie niezrozumiałe dla odbiorcy, użyj innego.
2. Aktywne słuchanie
Skuteczna komunikacja to nie tylko mówienie, ale również umiejętność aktywnego słuchania. W biznesie istotne jest zrozumienie potrzeb, oczekiwań i obaw rozmówcy. Poprzez aktywne słuchanie, możemy lepiej dostosować nasze komunikaty do rzeczywistych potrzeb klientów, partnerów biznesowych czy członków zespołu.
Pomocne mogą być w aktywnym słuchaniu tzw. uszy von Thuna, o których nagrałem materiał jakiś czas temu. Możesz obejrzeć go tutaj.
Z mojego punktu widzenia ważne jest to, co robimy w razie, gdy komunikat jest niejasny. Gdy zatem mam wątpliwości co do znaczenia danego komunikatu – zwłaszcza gdy budzi silne emocje – daję sobie czas i: dopytuję, klaryfikuję lub parafrazuję go, by mieć pewność słyszanych znaczeń.
3. Pozytywne ujmowanie spraw
Słowa mają moc kształtowania rzeczywistości. Używając pozytywnego sformułowania, możemy budować lepszą atmosferę i motywować zespół do osiągania celów. Zamiast mówić „nie możemy tego zrobić”, warto skupić się na alternatywach i powiedzieć „spróbujmy znaleźć inne rozwiązanie”.
To ważne nie tyle w small talku, ile w rozmowie jako takiej – piszę o ty więcej w swojej książce, o której możesz poczytać tutaj.
4. Dopasowanie do odbiorcy
Różni ludzie potrzebują różnych podejść komunikacyjnych. Kluczowym elementem skutecznej komunikacji jest umiejętność dostosowania się do stylu rozmówcy. Czy jest to klient, partner biznesowy czy członek zespołu, ważne jest, aby dostosować ton, tempo mowy i poziom szczegółowości do preferencji odbiorcy.
Zgodnie z ujęciem DISC mamy 4 style komunikacyjne, które wpływają na odbiór naszych treści – więcej informacji znajdziesz w poświęconym temu zagadnieniu filmie. My, jak i nasi odbiorcy mamy konkretne preferencje komunikacyjne, które warto uszanować. Jeśli zatem ktoś preferuje szczegóły i precyzję, uczynię zadość tym oczekiwaniom. Jeśli zaś ktoś czeka na korzyści, będę mówił o nich. Ktoś jeszcze inny potrzebuje czasu, aby zbudować relację, a ktoś jeszcze inny będzie swobodnie skakał z tematu na temat.
Jesteśmy różni, więc nie mierzmy jedynie swoją miarą. Próbujmy wchodzić w cudze buty, aby zrozumieć inną perspektywę.
5. Umiejętność negocjacji i przekonywania
W biznesie często konieczne jest przekonywanie innych do swoich pomysłów czy rozwiązań. Umiejętność negocjacji i perswazji opiera się na precyzyjnym doborze słów, umiejętności argumentacji i zdolności do słuchania i reagowania na obawy czy wątpliwości rozmówcy.
Warto wiedzieć, że ponieważ powtarzają się konkretne sytuacje negocjacyjne i motywacyjne, to powtarzają się również schematy postępowania w takich sytuacjach. Przykładem jest mowa motywacyjna, która jest nieodzownym narzędziem każdego menedżera zwłaszcza podczas zarządzania zmianami. Dowiesz się o niej więcej z mojego wideo tutaj.
6. Umiejętność prowadzenia prezentacji
W świecie biznesu prezentacje są nieodłącznym elementem komunikacji werbalnej. Umiejętność jasnego i przekonującego przekazywania informacji poprzez prezentacje może znacząco wpłynąć na zdobycie klienta, inwestora czy zespołu.
To cała sztuka, na którą składa się nie tylko mowa ciała , ale również dobór celu oraz odpowiedniej struktury w zależności od tego, czy chcemy przekonywać czy informować. To także umiejętność trafiania w sedno i budowania zwięzłych komunikatów, czy slajdów oraz to, jak się nimi posługujemy. Wszystko zaś jest możliwe dzięki odpowiedniemu zarządzaniu stresem.
Jeśli tylko odpowiednio nim zarządzimy, wiemy, jak operować właśnie głosem, jako narzędziem, które pozwala nadać naszej prezentacji odpowiednią interpretację. Na początek warto zwracać uwagę na pauzę – używaj jej zawsze wtedy, kiedy chcesz powiedzieć coś naprawdę – ważnego. Wówczas wybrzmi to silniej.
Jeśli jesteś ciekaw, jak powinna wyglądać sztuka prezentowania i właściwego operowania głosem, zapraszam Cię na najbliższe szkolenie, o którym więcej informacji znajdziesz tutaj.
Podsumowanie
Skuteczna komunikacja werbalna w biznesie to sztuka, która wymaga świadomości własnych umiejętności, ciągłego doskonalenia i elastyczności w dostosowywaniu się do różnych sytuacji. Słowa mają potężną moc, i to, jak z nich korzystamy, może decydować o naszym sukcesie w biznesie.
Dlatego też warto inwestować czas i wysiłek w rozwijanie umiejętności komunikacyjnych. Dzięki temu zbudujemy trwałe relacje, damy sobie szansę, aby osiągać cele i zdobywać uznanie w świecie biznesu i nie tylko tam.